RFID Documents Tracking System

Document Tracking

DOCUMENT TRACKING

Sebuah perusahaan/organisasi yang memiliki akses publik dan keuangan menghasilkan dan memperoleh sejumlah besar dokumen berharga untuk dipertahankan dalam waktu tertentu. Pelacakan dan pencarian dokumen ini sangat dibutuhkan perhatian serius, karena menuntut keharusan yang tidak boleh salah tempat atau hilang. Aplikasi ini sangat tepat untuk perusahaan atau instansi :

  • Rumah sakit, klinik, puskesmas dan instansi kesehatan lainya.
  • Institusi pendidikan dan perpustakaan.
  • Keuangan meliputi Bank, finance, BPR, Koperasi dan lembaga keuangan lainya.
  • Industri dan manufacture.
  • Pemerintah daerah, satuan kerja pemerintah daerah dan BUMN.
  • Dan instansi lainya yang mebutuhkan penanganan arsip.

Beberapa perusahaan dan instansi sudah menerapkan sistem pengelolaan arsip elektronik/sistem terkomputerisasi. Sistem ini dikenal dengan e-Filing/e-Office yang didalamnya memiliki fungsi utama diantaranya:

  • Manajemen arsip/naskah asli ke dalam lemari arsip. Tempat arsip didata kedalam sistem sehingga ketika naskah asli dibutuhkan dapat dicari melalui e-office/e-filling kemudian dari informasi posisi yang didapatkan petugas dapat mencarinya di lemari arsip.
  • Digitalisasi arsip seringkali perlu disediakan tidak perlu dalam naskah asli namun cukup dengan copy/salinan dari arsip tersebut. Aplikasi e-office/e-filling mampu menyediakanya ke dalam softcopy, softcopy yang disediakan e-filling selanjutnya bisa dicetak jika dibutuhkan.
  • Fungsi standar yang harus ada dalam aplikasi e-Filing/e-Office tersebut adalah hak akses atau privillege informasi yang ada.

Tugas yang sulit untuk mempertahankan dan melacak dokumen-dokumen berharga secara manual atau hanya menggunakan perangkat lunak komputer. Kebutuhan dasar adalah untuk menangkap identitas dari file/dokumen elektronik untuk menghindari kesalahan manusia.  Untuk itu diperlukan suatu tool yakni pelacakan yang mampu melakukan pelacakan dari banyaknya tumpukan arsip. Tool tersebut adalah Document Tracking System menggunakan RFID.

Teknologi RFID hampir sama dengan barcode yang contactless namun jangkauan lebih jauh bisa 20 meter untuk alat tertentu. Kelebihan lain yang cukup signifikan adalah kemampuan pembacaan secara simultan yang sangat menakjubkan yakni tidak perlu scan satu persatu.


Dengan menerapkan RFID Document Tracking System ini perusahaan akan mendapatkan manfaat sebagai berikut:

  • Proses pencarian fisik dokumen di dalam filing kabinet semakin cepat
  • Prosedure Monitoring/investigasi dokumen apakah dokumen sudah pada tempatnya menjadi sangat mudah
  • Prosedur keluar masuk (in/out) dokumen semakin mudah. Proses issued in/out secara contactless dan simultan/bersamaan
  • Terbentuknya sistem informasi dokumen yang efektif dan efisien
  • Tag/label reuseable bisa digunakan berulang-ulang
  • Tag RFID berfungsi sebagi chip storage yang bisa ditulis berbagai informasi seperti SN, Title, tgl perolehan, tgl retensi dokumen/arsip dll
  • Teknologi untuk otomasi proses dan meningkatkan manajemen operasi
  • Mempermudah pemeliharan dan keamanan
  • Mengurangi tingkat kehilangan dokumen
  • Mengurangi petugas dan human error
Guna mewujudkan RFID Document Tracking System, pada dasarnya terdiri dari 3 komponen:
  • Tag label untuk dokumen yang didalamnya bisa menyimpan Serial Number, Title, tgl perolehan, tgl retensi dokumen /arsip dll.
  • Mobile RFID Reader berkomunikasi dengan label, mengirim dan menerima informasi
  • Aplikasi perangkat lunak terinstall di mobile reader dan web application.

  • Benefit penggabungan RFID DTS dengan e-Filing :

    RFID Document Tracking System ini sangat disarankan sekali bila dipadukan dengan e-filinge-filing sendiri merupakan sistem untuk pengelolaan arsip fisik dengan sistem informasi kemampuanya yang utama scaning arsip fisik ke digial dan disimpan secara digital sehingga jika diperlukan lagi mudah diduplikasi karena sudah ada salinannya dan ditata dalam database e-filing juga mencatat dimana tempat/bin arsip fisik disimpan sehingga jika dibutuhkan arsip aslinya kita bisa menuju bin yang dinformasikan oleh system.

    RFID Document Tracking System merupakan salah satu fitur unggulan kami dibanding dokumen manajemen system lainya, bisa mencari dokumen tidak berdasarkan informasi database yang diinputkan diawal bahkan bisa mengetahui letak dokumen yang tidak pada tempatnya/tidak sesuai di e-filing.  Perpaduan ini sangat mebantu bagi petugas arsip.

    Share :
    • Print
    • Facebook
    • email

    No related posts.