e-Filling Sistem Pengarsipan adalah Sistem Informasi Pencatatan Surat-menyurat dan Pengarsipan. Sistem ini mendukung prinsip Good Goverment dan Good Corporate Governance dalam mencapai efisiensi dan efektifitas pencapaian tujuan, baik untuk organisasi pemerintah maupun swasta. e-Filling membantu mengefektifkan kerapian pengarsipan surat dan dokumen-dokumen institusi seperti dokumen kontrak, referensi, pajak dan lain-lain. Penugasan dan distribusi pekerjaan terkait dengan isi surat bisa dilakukan dengan cepat dan real time.
Manfaat lain yang bisa diperoleh dengan adanya e-Filing ini adalah:
1. Terbentuknya database arsip yang efektif dan efisien
2. Adanya manajemen/SOP surat yang efektif dan efisien
3. Menghemat biaya duplikasi data (fotocopy)
4. Efektif & efesien untuk sistem dokumen mengalir (persetujuan/aproval)
5. Mempercepat distribusi / respon surat atau dokumen
6. Lama respon pegawai terpantau
7. Meningkatkan kebersihan kantor dari kertas yang berceceran (paperless)
8. Meningkatkan kinerja team dengan adanya respon yang cepat dan tracking yang jelas
9. Mempermudah penelusuran surat yang lalu termasuk posisi dokumen asli surat (termasuk dokumen pajak)
Salah satu alur proses penangan surat non elektronik :
- Surat dari PT xyz ditujukan direksi perihal permohonan presentasi SIM-produksi diterima bagian resepsionis
- Surat diserahkan ke mail room(biasanya bagian umum/ keseketariatan)
- Surat ditulis ke agenda surat oleh staf mail room
- Surat diserahkan ke manager mail room untuk mendapatkan petunjuk kemana tujuan surat, klasifikasinya
- Mail room membuat kartu kendali surat ke sekretaris Direktur produksi
- Surat yang sudah diberi kartu kendali surat diserahkan ke sekretaris direktur produksi
- Sekretaris produksi memberikan tanda terima surat / cukup memaraf agenda surat
- Direktur membaca surat dan mendisposisikan surat misal ke tiga bagian dengan petunjuk aksi untuk dipelajari dan hadir dalam presentasi
- Mail room memfotocopy surat dan membuatkan kartu kendali yang berisi petunjuk disposisi dan diserahkan ke tiga bagian
Dari alur SOP penangan surat yang sekilas cukup panjang ini sebenarnya perusahaan bertujuan :
- Memastikan surat tepat pada tujuan surat
- Pengarsipan
- Fungsi koordinasi antar bagian
- Fungsi legalitas
Dari langkah-langkah diatas sudah terlihat adanya suatu SOP namun masing-masing langkah akan memakan waktu karena tidak otomatis dan tidak terintegrasi pada suatu sistem. Untuk itu diperlukan suatu tata cara, mekanisme mengarsip (filing) yang sistematis, efektif dan efisien.-Filing merupakan solusi yang menawarkan sistem pengarsipan dengan memanfaatkan keunggulan Teknologi informasi.
Agar lebih optimal penanganan dokumen persuratan instansi perlu dilengkapi modul dokumen tracking system .
Alur e-Filling
Berikut ini merupakan salah satu contoh ilustrasi penerapan -Filing yang sudah disesuaikan dengan SOP institusi yang ada.
Dengan Efilling kegiatan penanganan surat dapat di ilustrasikan sebagai berikut:
- Surat dari PT xyz ditujukan direktur Produksi perihal permohonan presentasi diterima bagian khusus (biasanya bagian umum)
- Petugas menginputkan atribut surat ke aplikasi efiling berbasis web termasuk hasil scaner dokumen asli surat
- Pejabat berwenang (biasanya kabid umum) akan mendapatkan alarm agar segera membuka aplikasi efilling melalui browser smart phone / komputer. Dengan cukup membaca atribut tujuan surat kabid mencontreng dari daftar tujuan yang ada di aplikasi
- Setelah disetujui direktur akan menerima alarm di HP yang menginformasikan adanya surat yang masuk dan segera bisa meniindaklanjuti dengan membuka aplikasi melalui browser smart phone / komputer.
- Melalui aplikasi efiling berbasis web Direktur cukup mudah menindak lanjuti surat karena selain membaca isi surat Direktur bisa melakukan disposisi dengan petunjuk aksi sesuai yang diinginkan.
Teknologi
>> System dibangun berbasis web Ajax
>> Data base support: MS SQL server 2005 , Postgresql, My SQL versi 5 dan ORACLE
Fitur
Fitur yang ada dalam aplikasi ini bisa dikelompokan menjadi dua kelompok yakni :
Fitur Managemen surat / mail tracking
1. Nomor surat & kode masalah generator
2. Alarm pengguna
3. Pengendalian surat masuk
4. Pengendalian surat keluar
5. Disposisi
6. Fasilitas pencarian surat bersarkan pengirim, perihal, nomor dan deskripsi
7. CONFIGURABLE work flow / alur surat (mengetahui, persetujuan) yang bisa dikonfigurasi
Fitur managemen arsip
1. Retensi arsip
2. Kartu kendali
3. Persetujuan / pemusnahan arsip fisik
4. Retensi arsip
5. Penyusutan arsip
6. Relasi arsip fisik ke tempat penyimpanan / kabinet
7. Progres respon
No related posts.
aku sugeng membutuhkan info tetang sogtware sistem informasi manajemen rumah sakit dan puskesmas serta sekolah tolong info secapatnya mas…..
bagaimana mendapatkan aplikasi filling sistem….harus kemana sy mencarinya?tks
Terimakasih atas responya.
Kami, Digital Sense, menyediakan aplikasi e-Filling dengan berbagai fitur yang sangat membantu menangani penyimpanan surat menyurat dan arsip secara elektronik. e-Filling didesain menarik, mudah digunakan, cepat dan sistematis. Aplikasi ini sudah diimplementasikan di lembaga pemerintahan maupun perusahaan swasta. Bila berminat silahkan kontak kami di 031-8473772 atau rahmat@digital-sense.net (Mohon ditulis nomer kontak HP/Pstn untuk konfirmasi selanjutnya).
Trimakasih
Salam Hormat,
Rachmad
saya sangat tertarik dengan software ini, tolong bisa segera di email ke saya harga dan mungkin proposal, terima kasih
saya tertarik dengan software arsip yg anda punya, bisa sy dikirimkan harga software tsb beserta proposal , screen shoot ke email sy diatas? kebetulan saya auditor yg mempunyai banyak klien yg masih manual dalam hal arsip dan merapihkan file?.terima kasih
sudah kami email
mohon info hrg aplikasi tersebut
Saya sangat tertarik dg software Anda, kebetulan pimpinan yg sekarang termasuk peminat teknologi. Satu pertanyaan, apakah bisa integrate dengan iPad atau handheld sejenis? Idenya: pimpinan cukup melihat surat2 yg masuk/keluar lewat handheldnya, tanpa harus melihat tumpukan kertas di mejanya. Jadi anywhere anytime bisa monitor alur keluar/masuk surat. Terima kasih.
Sangat mungkin sekali Karena device tersebut sudah mendukung teknologi browser , email yg memadai. Mengenai alternative / opsi integrasi bisa kita diskusikan lebih lanjut mana yang paling cocok dan praktis dari sisi pengguna. Kita sudah pernah mengimplementasikan integrasikan ke smarphone o2 yg waktu itu device tersebut menggunakan OS windows mobile. Dengan device tersebut para eksekutif bisa menerima alert via sms dan menampilkan informasi yg diperlukan
selamat pagi pak, salam sukses. Saya tertarik dengan software ini, kiranya bapak bisa mengirimpak proposal penawarannya. Terimakasih.
Mohon kirimkan berpa nilai / harga untuk penerapan sistem ini,terima kasih…
Mohon di email harganya bos
mohon info brp harga aplikasi e-filling?
Saya,mengirim pesan di email anda (mailto:rahmat@digital-sense.net) email ini saya dapat dari beberapa komentar di atas.. mohon segera di tanggapi,
terimakasih
bisa kirim contoh proposal dan harganya pak??
saya ada minat untuk papa saya
saya tertarik dengan aplikasi ini, kebetulan saya auditor di PT Indomart cabang gedangan.bisa saudara kirimkan harga software dan screen shoot ke email saya??
oh iya tolong, sekalian proposalnya, nanti akan saya diskusikan dengan atasan saya soalnya pihak kami sangat membutuhkan aplikasi saudara. terima kasih
tolong dong kirim proposalnya ama list harganya dooong. saya sangat berminat buat pekerjaaan saya dikantor.
kami sangat tertarik dengan aplikasi SIM Arsip Bapak….. kebetulan dikantor kami ingin menerapkan sistem aplikasi tersebut…. berapa anggaran yg perlu kami siapkan untuk aplikasi tersebut….terima kasih….
Pak..tolong kirimkan proposal soft tersebut..kl ada demo nya lbh bagus.. terima kasih.
Saya tertarik dengan Efilling bapak. Kebetulan saya membutuhkan sistem ini, bisa dikirim proposalnya dan harga sistem ini ?
mohon kirimkan list hargany k email saya,agar dapat kami diskusikan,thanks
mohon informasi harganya P, berapa kalo misalnya kita beli,
yg perlu dipersiaplan apa untuk menerapkan aplikasi ini….,tks
Pak Rahmat mohon bisa dikirimkan penawaran proposal dan detail spek aplikasi efilling.
Trims
Saya tertarik dengan Efilling bapak. Kebetulan saya membutuhkan sistem ini, mohon dikirim proposalnya dan harga sistem ini. Terima kasih.
mohon bisa dikirimkan penawaran proposal dan detail spek aplikasi efilling nya pak, trims
Bisa info harga, fitur sistem, pola implementasi nya?
Saya tertarik dengan aplikasi surat menyuratnya, tolong sy minta harga aplikasi nya beserta screenshoot nya?, dan proposal nya,
terima kasih,
ian
Ada dua kemungkinan.Pertama: fnlyiea rusak atau corrupt.Kedua: file sistem yang digunakan adalah FAT. Coba diekstrak di harddisc yang NTFS.Alasannya dapat dibaca di sini:
mohon kirim proposal dan screen shot software ke email saya terima kasih
Bisa dikirimkan harga untuk e-filling dan SI Aset/inventory. Thanks.
kami tertarik dengan aplikasi surat on line, adapun yang ingin kami tanyakan adalah apakah aplikasi ini cocok dan sesuai dengan prosedur yang berlaku di pemerintahan kabupaten sesuai dengan peraturan yang berlaku saat ini serta berapa harga aplikasi tersebut serta spesifikasi lengkap dan requirementnya…terima kasih
mohon di email lebih detil lagi termasuk harga dan sistem pengoperasian Software ini..thx
mohon info aplikasi sim arsipnya (E-Filling) proposal, screen shot dan price listnya.
kalau kerjasama, saya sebagai reseller bisa gak ya? caranya gimana? terimakasih.
mohon kirimkan proposal penawaran beserta dokumen lengkap tentang futur manajemen kearsipan yang ditawarkan…
terimakasih
Bisa kirimkan kami penawaran harga software e-filling ini? Terima Kasih
Fathur Rahman
0852-55-675767
mohon kirim.berapa biaya softwarenya…thx
Saya sangat tertarik dengan aplikasi anda.
mohon kirimkan proposal nya ke email saya.
Thanks & regards
Riko
Bos tolong harga software arsipnya dong, sand by email aja, tq
Mohon di kirimkan penwarannya pak sama screenshotnya ke azise87@gmail.com.. terimakasih
Kami selaku pengelola perusahaan kontraktor yang bergerak dibidang oil dan gas membutuhkan jasa peyimpanan arsip secara elektronik. Mohon dikirimkan kepada saya melalui email, informasi mengenai jasa penyimpanan arsip elektronik ini, misalnya apa saja yang ditawarkan, bagaimana anda menjaga kerahasiaan dokumen, perangkat keras dan lunak apa saja yang digunakan, bagaimana cara kerja dari “digital-sense”, berapa besar biayanya untuk menggunakan jasa ini, dan informasi-informasi lainnya. Terima kasih.
Mohon kami dikirimkan screenshot nya, proposal e-filling dan harga aplikasinya? Thx.
mas saya tertarik dg aplikasi mas bisa dikirim demonya dan proposal harganya mas. saya tunggu m aksih
boleh saya tau nama & harga software beserta screen shot-nya…
mohon di kirim ke email saya proposalnya, beserta spesifikasinya. apakah e filling ini cocok untuk pemerintahan setingkat provinsi. terima kasih
bisa kirim contoh proposal dan harganya pak??
mohon dikirimkan deskripsi fitur dan harga programnya…terima kasih..
Saya seorang admin di salah satu perusahaan kontraktor batu bara. apakah e-filling sistem ini dapat dipakai dalam perusahaan saya ?. mohon info sofeware dan harganya.
terima kasih
mohon kirimkan proposal penawaran beserta dokumen lengkap tentang futur manajemen kearsipan yang ditawarkan, termasuk harganya…sangat tunggu secepatnya, krn butuh segera
Mohon bisa dikirimkan penawaran proposal aplikasi e-filling dan detail spek aplikasi dan penawaran harga aplikasinya
Minta tolong di kirim listnya ya pak ke email saya,tks before
bagaimana caranya untuk mendapat software e-filing untuk proses belajar mengajar manajemen kearsipan. terima kasih.
Saya tertarik dengan aplikasi ini, mohon agar bisa dikirimkan proposal software beserta screen shootnya ke email. Terima kasih.
pak rahmat tolong proposal dan pricelist, tertarik dengan aplikasi ini. trims
Saya tertarik dengan aplikasi E-filing, bagaimana cara mendapatkannya dan berapa harganya?
mohon kirimkan proposal serta harganya gan,,, saya berminat
mohon di email lebih detil lagi termasuk harga dan sistem pengoperasian Software ini..Trims
selamat malam,
mohon kirimkan proposal penawaran beserta dokumen lengkap tentang fitur manajemen kearsipan yang ditawarkan juga di lengkapi dengan Minimum Hardware Requirement nya.
Terimakasih
mohon di email mengenai harga kalau bisa aplikasi sample
Saya butuh informasi lengkapnya tentang software yang anda tawarkan
mohon kirimkan Proposal, list harga, dan fitur beserta speknya
Terima kasih banyak
halo.. saya butuh informasi lebih lengkap.. saya hubungi ke mana ya? telpnya g aktif dan emailnya juga failed
Sy tertarik dgn efiling anda… mohon dikirimkan ke alamat email saya proposalnya sebagai pertimbangan perusahaan saya untuk menerapkan sistem trsbt. Terima kasih
Sy tertarik bisa dikirimkan proposalny via email? Trmksih
kami tertarik dg efilling, mungkin jg beberapa aplikasinya, bisa kah kirim proposal penawaran portofolio dan fungsionalitad aplikasinya mas ke: nuel1268@gmail.com
saya tertarik dengan program e-filling, bisa kirimkan proposal harga dan screen shot .
thank’s
saya lg cari software seperti dokumen filling seperti canofile..kira2 punya gak??kl ada tlg penawaran sm harganya..sekalian demo kl ada/screenshotnya..tq
Assalamu alikum dan selamat malam, saya juga tertarik dengan sofware E-filling untuk kantor saya bisa kirim proposalnya berikut dengan harganya dan apa saja keunggulan dari sofware ini. makasi Albar HP. 085270098726
minta tolong dikirimkan aplikasi e-filling… terima kasih
saya tertarik dengan program anda,
mohon dikirimkan harga untuk e-filling dan SI Aset/inventory buat tugas akhir saya
Terima Kasih
<ohon dikirimkan proposal penawarannya, saya adalah karyawan dibagian administrasi kepengawaian, apakah aplikasi ini dapat kami gunakan untuk pencatatan document karyawan?
Pak, apakah masih mengembangakan software e-filling ? saya tertarik untuk membelinya, mohon dapat dikirimkan proposal dan penawaran harganya.
salam,
Tutik
masih bu , cek email ya
Mohon dikirimkan proposal dan spesifikasi lengkap aplikasi e-filing ini.Terima kasih
kami sangat tertarik dengan aplikasi SIM Arsip Bapak….. kebetulan dikantor kami ingin menerapkan sistem aplikasi tersebut…. berapa anggaran yg perlu kami siapkan untuk aplikasi tersebut….terima kasih….
tolong dikirim harga dan proposal ke email kami
kami sangat tertarik dengan aplikasi SIM Arsip Bapak….. kebetulan dikantor kami ingin menerapkan sistem aplikasi tersebut…. berapa anggaran yg perlu kami siapkan untuk aplikasi tersebut….terima kasih….
kirim via email
Mohon dikirimkan proposal penawaran kengkap, dengan seluruh fitur nya. Tks
mohon kirimkan proposal penawaran beserta dokumen lengkap tentang aplikasi manajemen kearsipan yang ditawarkn
terimakasih
541293 354108Yeah bookmaking this wasn
cek email pak