e-Filing: Tata Naskah Dokumen Elektronik (tnde) dan persuratan

e-Filling membantu merapikan surat dan pengarsipan

e-Filling Sistem Pengarsipan adalah Sistem Informasi Pencatatan Surat-menyurat dan Pengarsipan. Sistem ini mendukung prinsip Good Goverment dan Good Corporate Governance dalam mencapai efisiensi dan efektifitas pencapaian tujuan, baik untuk organisasi pemerintah maupun swasta. e-Filling membantu mengefektifkan kerapian pengarsipan surat dan dokumen-dokumen institusi seperti dokumen kontrak, referensi, pajak dan lain-lain. Penugasan dan distribusi pekerjaan terkait dengan isi surat bisa dilakukan dengan cepat dan real time.

Manfaat lain yang bisa diperoleh dengan adanya e-Filing ini adalah:

1. Terbentuknya database arsip yang efektif dan efisien
2. Adanya manajemen/SOP surat yang efektif dan efisien
3. Menghemat biaya duplikasi data  (fotocopy)
4. Efektif & efesien untuk sistem dokumen mengalir (persetujuan/aproval)
5. Mempercepat distribusi / respon surat atau dokumen
6. Lama respon pegawai terpantau
7. Meningkatkan kebersihan kantor dari kertas yang berceceran (paperless)
8. Meningkatkan kinerja team dengan adanya respon yang cepat dan tracking yang jelas
9. Mempermudah penelusuran surat yang lalu termasuk posisi dokumen asli surat (termasuk dokumen pajak)

Salah satu alur proses penangan surat non elektronik :

  1. Surat dari PT xyz ditujukan direksi perihal permohonan presentasi SIM-produksi diterima bagian resepsionis
  2. Surat diserahkan ke mail room(biasanya bagian umum/ keseketariatan)
  3. Surat ditulis ke agenda surat oleh staf mail room 
  4. Surat diserahkan ke manager mail room untuk mendapatkan petunjuk kemana tujuan surat, klasifikasinya
  5. Mail room membuat kartu kendali surat ke sekretaris Direktur produksi
  6. Surat yang sudah diberi kartu kendali surat diserahkan ke sekretaris direktur produksi
  7. Sekretaris produksi memberikan tanda terima surat / cukup memaraf agenda surat
  8. Direktur membaca surat dan mendisposisikan surat misal ke tiga bagian dengan petunjuk aksi untuk dipelajari dan hadir dalam presentasi
  9. Mail room memfotocopy surat dan membuatkan kartu kendali yang berisi petunjuk disposisi dan diserahkan ke tiga bagian

Dari alur SOP penangan surat yang sekilas cukup panjang ini sebenarnya perusahaan bertujuan :

  1. Memastikan surat tepat pada tujuan surat
  2. Pengarsipan
  3. Fungsi koordinasi antar bagian
  4. Fungsi legalitas

Dari langkah-langkah diatas sudah terlihat adanya suatu SOP namun masing-masing langkah akan memakan waktu karena tidak otomatis dan tidak terintegrasi pada suatu sistem. Untuk itu diperlukan suatu tata cara, mekanisme mengarsip (filing) yang sistematis, efektif dan efisien.-Filing merupakan solusi yang menawarkan sistem pengarsipan dengan memanfaatkan keunggulan Teknologi informasi.

Agar lebih optimal penanganan dokumen persuratan  instansi perlu dilengkapi modul dokumen tracking system .

Alur e-Filling

Berikut ini merupakan salah satu contoh ilustrasi penerapan -Filing yang sudah disesuaikan dengan SOP institusi yang ada.

Dengan Efilling kegiatan penanganan surat dapat di ilustrasikan sebagai berikut:

  1. Surat dari PT xyz ditujukan direktur Produksi perihal permohonan presentasi diterima bagian khusus (biasanya bagian umum)
  2. Petugas menginputkan atribut surat ke aplikasi efiling berbasis web termasuk hasil scaner dokumen asli surat
  3. Pejabat berwenang (biasanya kabid umum) akan mendapatkan alarm agar segera membuka aplikasi efilling melalui browser smart phone / komputer. Dengan cukup membaca atribut tujuan surat kabid mencontreng dari daftar tujuan yang ada di aplikasi
  4. Setelah disetujui direktur akan menerima alarm di HP yang menginformasikan adanya surat yang masuk dan segera bisa meniindaklanjuti dengan membuka aplikasi melalui browser smart phone / komputer.
  5. Melalui aplikasi efiling berbasis web Direktur cukup mudah menindak lanjuti surat karena selain membaca isi surat Direktur bisa melakukan disposisi dengan petunjuk aksi sesuai yang diinginkan.

Teknologi

>> System dibangun berbasis web Ajax
>> Data base support: MS SQL server 2005 , Postgresql, My SQL versi 5 dan ORACLE

Fitur

Fitur yang ada dalam aplikasi ini bisa dikelompokan menjadi dua kelompok yakni :

Fitur Managemen surat / mail tracking

1. Nomor surat & kode masalah generator
2. Alarm pengguna
3. Pengendalian surat masuk
4. Pengendalian surat keluar
5. Disposisi
6. Fasilitas pencarian surat bersarkan pengirim, perihal, nomor dan deskripsi

7. CONFIGURABLE work flow / alur surat (mengetahui, persetujuan) yang bisa dikonfigurasi

Fitur managemen arsip

1. Retensi arsip
2. Kartu kendali
3. Persetujuan / pemusnahan arsip fisik
4. Retensi arsip
5. Penyusutan arsip
6. Relasi arsip fisik ke tempat penyimpanan / kabinet
7. Progres respon

Contoh arsip surat lengkap dengan no. dan tujuan

Contoh disposisi surat e-Filling

Share :
  • Print
  • Facebook
  • email

No related posts.